Manajemen Procurement adalah manajemen pengadaan barang dan jasa. Artinya proses manajemen (pengelolaan) dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu.
e Procurement: integrasi elektronik dan pengelolaan seluruh kegiatan pengadaan, mencakup permintaan pengadaan, otorisasi, pemesanan, penyampaian dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.
Lima kewajiban pengadaan: harga pantas, waktu penyampaian tepat, mutu pantas, jumlah tepat, dan dari sumber yang tepat.
Sistem Procurement didalam PT. Trimegah Securities, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Dalam setiap divisi membuat form permintaan barang yang kemudian diotorisasi oleh masing-masing Head Division
2. Form yang telah diotorisasi diberikan kepada GA (General Administration) untuk di proses
3. Form itu diotorisasi oleh Head GA
4. Setelah itu staff GA mulai mencari supplier dan menyuruh supplier untuk memasukkan Surat Penawaran ke email trimegah
5. Akhirnya berdasarkan surat penawaran tersebut dilihat dan dibandingkan harga yang murah dan kualitas yang paling bagus
6. Setelah dapat dan cocok, GA akan membuat PO (Purchase order) yang disubmit ke head GA dan di fax or diberikan kepada supplier
7. PO juga akan diberikan rekapnya beserta dengan kopian surat penawaran kepada bagian Finance dan Accounting
8. Setelah itu supplier akan mengirimkan barang yang diminta dan memberikan Faktur Penjualan yang ditandatangani oleh GA
9. Form penjualan akan disubmit ke Finance and Accounting untuk diproses pembayarannya
Didalam Trimegah Securities masih menggunakan procurement manual (belum menggunakan sistem) dimana hal ini akan terdapat banyak sekali fraud yang terjadi.. Salah satu contohnya adalah dengan adanya proses yang manual ini, Staff GA akan memanipulasi data dan bekerja sama dengan supplier lain untuk harga dan mendapatkan komisi. Dalam proses bisnis procurement di Trimegah masih belum terumuskan secara komprehensif dan terpadu, Manajemen Procurement belum memiliki pola/model baku dalam proses keputusan, Kriteria keputusan yang digunakan dalam procurement masih parsial bahkan terkadang apriori, Kurang disadari bahwa eksekusi dalam proses Procurement, berimplikasi terhadap citra /image perusahaan, Standar Kompetensi personil dalam bidang Procurement belum terumuskan dengan baik.
berikut ini ulasan mengenai Sistem e-procurement dalam perusahaan :
1. Dengan adanya e-procurement, Keharusan memilih harga terendah seringkali membuat banyak perusahaan justru berpotensi menerima barang/ jasa yang tidak sesuai standar. Selain itu proses lelang seringkali diikuti oleh peserta (perusahaan) yang "banting harga"
2. Pengadaan barang/ jasa yang bersifat sulit diukur (intangible) seperti biaya konsultasi, belanja perangkat lunak (software/ aplikasi), berpotensi menimbulkan dugaan korupsi. Pemahaman dalam menentukan harga barang/ jasa yang layak sesuai spesifikasi atau "kelas" seringkali masih menjadi perdebatan.
3. Belum adanya peraturan hukum yang memayungi proses e-procurement. Akibatnya belum ada standar baku mengenai standar proses e-procurement, waktu, penggunaan teknologi informasi, sumber daya manusia, keabsahan hukum dan sebagainya.
4.Rendahnya komitmen pimpinan perusahaan untuk mengadakan barang/ jasa secara transparan baik secara konvensional atau elektronik.
5. Confidentiality merupakan aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi. Sistem yang digunakan untuk mengimplementasikan e-procurement harus dapat menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan. Bocornya informasi dapat berakibat batalnya proses pengadaan.
6. Integrity merupakan aspek yang menjamin bahwa data tidak boleh berubah tanpa ijin pihak yang berwenang (authorized). Untuk aplikasi e-procurement, aspek integrity ini sangat penting. Data yang telah dikirimkan tidak dapat diubah oleh pihak yang berwenang. Pelanggaran terhadap hal ini akan berakibat tidak berfungsinya sistem e-procurement.
7. Availability merupakan aspek yang menjamin bahwa data tersedia ketika dibutuhkan. Dapat dibayangkan efek yang terjadi ketika proses penawaran sedang dilangsungkan ternyata sistem tidak dapat diakses sehingga penawaran tidak dapat diterima. Ada kemungkinan pihak-pihak yang dirugikan karena tidak dapat mengirimkan penawaran, misalnya. Hilangnya layanan dapat disebabkan oleh berbagai hal, mulai dari benca alam (kebakaran, banjir, gempa bumi), ke kesalahan sistem (server rusak, disk rusak, jaringan putus), sampai ke upaya pengrusakan yang dilakukan secara sadar (attack). Pengamanan terhadap ancaman ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem backup dan menyediakan disaster recovery center (DRC) yang dilengkapi dengan panduan untuk melakukan pemulihan (disaster recovery plan).
8. Non-repudiation merupakan aspek yang sangat penting dalam transaksi elektronik. Aspek ini seringkali dilupakan. Aspek non-repudiation menjamin bahwa pelaku transaksi tidak dapat mengelak atau menyangkal telah melakukan transaksi.
Dalam sistem transaksi konvensional, aspek non-repudiation ini diimplementasikan dengan menggunakan tanda tangan. Dalam transaksi elektronik, aspek non-repudiation dijamin dengan penggunaan tanda tangan digital (digital signature), penyediaan audit trail (log), dan pembuatan sistem dapat diperiksa dengan mudah (auditable). Implementasi mengenai hal ini sudah tersedia, hanya perlu diaktifkan dan diakui saja. Dalam rancangan Cyberlaw Indonesia – yang dikenal dengan nama RUU Informasi dan Transaksi Elektronik – tanda tangan digital diakui sama sahnya dengan tanda tangan konvensional.
9. Standar Pengamanan
Dalam upaya untuk memenuhi aspek-aspek tersebut di atas, sistem perlu dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan standar yang berlaku. Ada beberapa standar yang dapat diikuti, mulai dari standar yang sifatnya formal (seperti ISO 17799) sampai ke standar yang sifatnya lebih praktis dan operasional (yang sering disebut best practice).
10. kesalahan desain
Kesalahan desain terjadi pada tahap desain dimana keamanan seringkali diabaikan atau dipikirkan belakangan (after thought). Sebagai contoh ada sebuah sistem informasi yang menganggap bahwa sistem operasi akan aman dan juga jaringan akan aman sehingga tidak ada desain untuk pengamanan data, misalnya dengan menggunakan enkripsi. Kami menemukan beberapa sistem seperti ini. Akibatnya ketika sistem operasi dari komputer atau server yang bersangkutan berhasil dijebol, data dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Demikian pula ketika jaringan yang digunakan untuk pengiriman data berhasil diakses oleh pihak yang tidak berwenang, maka data akan kelihatan dengan mudah.
11. kesalahan implementasi
Kesalahan implementasi terjadi pada saat desain diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi atau sistem. Sistem informasi diimplementasikan dengan menggunakan software. Sayangnya para pengembang software seringkali tidak memiliki pengetahuan mengenai keamanan sehingga aplikasi yang dikembangkan memiliki banyak lubang keamanan yang dapat dieksploitasi
12. kesalahan konfigurasi
Kesalahan konfigurasi terjadi pada tahap operasional. Sistem yang digunakan biasanya harus dikonfigurasi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, pemilik sistem membuat kebijakan bahwa yang dapat melihat dokumen-dokumen tertentu adalah sebuah unit tertentu. Namun ternyata konfigurasi dari sistem memperkenankan siapa saja mengakses dokumen tersebut. Selain salah konfigurasi, ada juga permsalahan yang disebabkan karena ketidak-jelasan atau ketidak-adaan kebijakan (policy) dari pemilik sistem sehingga menyulitkan bagi pengelola untuk melakukan pembatasan.
13. kesalahan operasional.
Kesalahan penggunaan terjadi pada tahap operasional juga. Kadang-kadang karena sistem terlalu kompleks sementara sumber daya yang disediakan sangat terbatas maka dimungkinkan adanya kesalahan dalam penggunaan. Sebagai contoh, sistem yang seharusnya tidak digunakan untuk melakukan transaksi utama (misalnya sistem untuk pengembangan atau development) karena satu dan lain hal digunakan untuk production. Hal ini menyebabkan tidak adanya pengamanan yang sesungguhnya. Selain itu ketidak-tersediaan kebijakan juga menyebabkan sistem digunakan untuk keperluan lain. Sebagai contoh, sistem email di kantor digunakan untuk keperluan pribadi.
14. Pembuatan dokumen spesifikasi permintaan barang/ jasa harus sedetil mungkin. Tanpa menyebutkan merek, definisi produk berkualitas harus bisa digambarkan secara jelas agar tidak dirugikan
15. Seandainya melakukan pengadaan barang/ jasa yang sulit diukur (intangible) seperti pembelian perangkat TI, sebaiknya panitia lelang didampingi oleh konsultan teknis yang lebih ahli.
16. Apabila proses lelang dibuat makin transparan maka dengan sendirinya sorotan publik dan lembaga penyidik akan berkurang.
17. Seiring gencarnya pembasmian korupsi, kolusi, pemahaman akan manfaat e-procurement, adanya peraturan hukumnya, maka pemimpin perusahaan harus berkomitmen mengadalan lelang secara transparan.
18. e- procurement dapat digunakan untuk mempercepat persetujuan pembelian, melacak status pembelian, keberadaan barang dan persediaan, meningkatkan kemampuan untuk menangani barang dalam jumlah besar
19. e-procurement mampu mengurangi biaya dan mempercepat proses transaksi pembelian atau pengadaan barang dan jasa karena pemerintah dapat melakukannya melalui internet.
Fitur utama e-procurement meliputi :
1. Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
2. Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
3. Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
4. Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
5. Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.
Demikian ulasan tentang e-procurement, diharapkan blog ini dapat menambah pengetahuan teman-teman sekalian, dan diharapkan komentarnya. Tq
Tidak ada komentar:
Posting Komentar